Informativa sulla Privacy e Trattamento dei Dati

Ai sensi del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR UE 2016/679) e della normativa applicabile, i ruoli sono definiti con assoluta trasparenza:

a) L'Azienda Cliente agisce in qualità di Titolare del Trattamento (Data Controller). È l'unica entità autorizzata a stabilire quali documenti o dati personali vengono inseriti sulla piattaforma.

b) Ilithya Workflow opera in qualità di Responsabile del Trattamento (Data Processor). Elabora le informazioni esclusivamente per conto e secondo le istruzioni operative del Cliente per erogare il servizio SaaS.

Per consentire l'approvazione e apporre i timbri nelle coordinate esatte, il nostro motore esegue letture tecniche automatizzate e rigorosamente delimitate:

• Metadati del Documento: Dimensioni della pagina, orientamento, numero di protocollo, hash SHA-256 originale e coordinate di destinazione dei timbri.

• Dati di Autenticazione: Credenziali aziendali convalidate tramite Single Sign-On (OAuth 2.0 con Google Workspace o Microsoft 365).

• Visualizzazione Protetta: Anteprima web temporanea affinché il firmatario possa esaminare il documento prima di convalidarlo.

Allo scopo di conferire alle approvazioni piena certezza giuridica, validità probatoria ed escludere contestazioni di paternità:

1. Registro di Audit Crittografico Immutabile: Per ogni firma o rifiuto viene registrata la marca temporale UTC, l'IP di origine, l'ID dell'utente e l'hash SHA-256 del documento.

2. Principio di Non Ripudio: Tale registro è indispensabile per dimostrare che una firma non può essere disconosciuta dal firmatario ai sensi del regolamento eIDAS e della legge modello UNCITRAL.

3. Difesa in Caso di Contenzioso: In caso di controlli fiscali o vertenze contrattuali, questa traccia tecnica funge da prova inconfutabile di integrità.

A differenza dei software tradizionali che trattengono i documenti per aumentare i costi di storage, Ilithya Workflow adotta un modello snello e rispettoso della sovranità aziendale:

• Cache Attiva Temporanea: I file PDF restano in archiviazione crittografata protetta da PostgreSQL Row-Level Security per un massimo di trenta (30) giorni.

• Trasferimento sul Cloud Aziendale: Al termine del processo o al 30° giorno, il pacchetto completo viene trasferito automaticamente nel Google Drive o OneDrive del Cliente.

• Cancellazione della Cache: Verificato il successo del trasferimento, il file PDF viene eliminato dai server attivi di Ilithya, conservando unicamente i log crittografici di audit.

Ilithya Workflow assume impegni vincolanti:

• Nessuna Vendita di Dati: Non venderemo, cederemo né monetizzeremo mai documenti o dati personali con intermediari o terzi.

• Nessun Addestramento di Modelli IA: Nessun contratto o dato del cliente sarà mai utilizzato per addestrare o ottimizzare modelli di Intelligenza Artificiale (LLM).

• Crittografia Robusta: Crittografia in transito con TLS 1.3 e crittografia a riposo con standard AES-256.

• Isolamento Multi-Tenant: Separazione logica a livello di database tramite PostgreSQL Row-Level Security (RLS).

• Controllo degli Accessi (RBAC): Privilegi minimi per garantire che solo gli utenti autorizzati visualizzino ciascun fascicolo.

Gli utenti possono esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione e opposizione previsti dal GDPR scrivendo al nostro desk di conformità:

Per i dati contenuti nei documenti delle Aziende Clienti, Ilithya inoltrerà la richiesta al rispettivo Titolare del Trattamento.