Política de Privacidad y Tratamiento de Información

En el marco de las leyes de protección de datos personales aplicables (incluyendo RGPD/GDPR, LGPD de Brasil, LFPDPPP de México, Ley 1581 de Colombia y normativas homólogas en América Latina y los Estados Unidos), se establece con absoluta claridad la distinción de roles:

a) La Empresa Cliente actúa en calidad de Responsable del Tratamiento (Data Controller). Es la única entidad facultada para decidir qué documentos, contratos, solicitudes o datos de colaboradores o proveedores se incorporan a la plataforma.

b) Ilithya Workflow actúa en calidad de Encargado del Tratamiento (Data Processor). Procesa la información técnica, documental y personal única y exclusivamente en nombre, por cuenta y siguiendo las instrucciones operativas de la Empresa Cliente, para la ejecución del servicio SaaS contratado.

Para que la plataforma orqueste flujos secuenciales y estampe firmas en coordenadas exactas, nuestro motor realiza lecturas técnicas automáticas y estrictamente delimitadas:

• Metadatos del Documento: Dimensiones de página, orientación, folio asignado, hash SHA-256 original y coordenadas de destino de los sellos visuales.

• Datos de Aprobadores: Credenciales corporativas validadas mediante Single Sign-On (OAuth 2.0 con Google Workspace o Microsoft 365), incluyendo nombre, correo y rol institucional.

• Renderizado Seguro: Visualización web temporal del PDF para que el usuario firmante pueda examinar el expediente antes de otorgar su consentimiento.

Con el fin primordial de dotar a las aprobaciones de plena certeza jurídica, validez ante terceros y evitar demandas, disputas de autoría o fraude, Ilithya Workflow genera y almacena:

1. Registro de Auditoría Criptográfica Inmutable: Por cada acción de firma o rechazo se registra de manera indeleble la marca temporal UTC, la dirección IP de origen, el identificador único del firmante y el hash criptográfico SHA-256.

2. Fundamento Legal de Conservación (No Repudio): La retención del registro de auditoría es indispensable para sustentar que una firma no puede ser legalmente repudiada por el firmante (principio de no repudio contemplado en la Ley Modelo de la CNUDMI/UNCITRAL, ESIGN Act y eIDAS).

3. Prevención de Demandas y Controversias: En caso de controversia laboral, comercial o tributaria, este registro constituye la prueba técnica de descargo que demuestra la autenticidad e integridad del proceso.

A diferencia de otros proveedores que retienen indefinidamente documentos corporativos en nubes propietarias para incrementar costos, Ilithya Workflow implementa una arquitectura de custodia limpia y liviana:

• Almacenamiento en Caliente (Hot Storage): Durante el proceso activo de revisión y hasta por un máximo de treinta (30) días calendario, los PDFs permanecen en almacenamiento temporal cifrado con aislamiento multi-inquilino RLS.

• Auto-Archivado hacia la Nube del Cliente: Al concluir la última estación o cumplirse el plazo de 30 días, el sistema transfiere de forma automática y verificada el expediente final al repositorio corporativo de la Empresa Cliente (Google Drive o Microsoft OneDrive).

• Purga de Caché: Tras verificar la correcta transferencia a la nube del cliente, el contenido del PDF es purgado de los servidores calientes de Ilithya, conservándose únicamente la pista técnica de auditoría (metadatos y hashes) para fines de certificación legal.

Ilithya Workflow asume compromisos vinculantes e inquebrantables respecto a la confidencialidad:

• Prohibición Absoluta de Venta o Cesión: Jamás venderemos, alquilaremos, cederemos ni compartiremos documentos, datos de contacto ni información financiera de nuestros clientes con intermediarios de datos, agencias de publicidad o entidades comerciales.

• Prohibición de Entrenamiento de Inteligencia Artificial: Ningún dato, contrato, cláusula, factura ni registro de colaboradores procesado en Ilithya será utilizado para entrenar, afinar o alimentar modelos de lenguaje grande (LLMs) ni algoritmos de inteligencia artificial propios o de terceros.

Para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, implementamos controles de nivel corporativo:

• Cifrado Robusto: Cifrado en tránsito mediante protocolos TLS 1.3 con suites criptográficas modernas, y cifrado en reposo bajo estándar AES-256.

• Aislamiento Multi-Inquilino (RLS): Separación lógica estricta a nivel de base de datos mediante PostgreSQL Row-Level Security, impidiendo cualquier cruce o acceso inadvertido entre distintas empresas u organizaciones.

• Control de Acceso Granular (RBAC): Políticas de privilegios mínimos para que solo los aprobadores formalmente designados puedan acceder a cada expediente.

Los titulares cuyos datos de cuenta corporativa residan en Ilithya pueden ejercer sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO / GDPR) escribiendo directamente a nuestra mesa corporativa de privacidad:

Para consultas relativas a datos incorporados dentro de documentos de una Empresa Cliente, Ilithya canalizará la solicitud con el Responsable del Tratamiento respectivo.